Dans le cadre de la gestion de votre activité, vous collectez régulièrement des données personnelles. Que ce soit celles d’un salarié ou d’un candidat, quelle est la marche à suivre pour leur traitement ? Mode d’emploi.

La collecte des données d’un candidat à l’embauche

Pour les besoins d’un recrutement, vous êtes autorisé à collecter les données personnelles d’un futur salarié.

La seule limite ? Ces données doivent être absolument nécessaires pour vérifier les compétences du salarié à occuper le poste proposé.

Ainsi, sont strictement interdites les collectes de données relatives :

• au numéro de sécurité sociale et aux coordonnées bancaires (sauf pour les entreprises de travail temporaire) ;
• aux membres de la famille ;
• à l’apparence physique (mensurations, couleur des cheveux, poids, etc.).

Notez que cette dernière interdiction connaît des exceptions : c’est le cas, par exemple, lorsque l’une de ces informations constitue un élément essentiel du contrat conclu (comme pour un mannequin, un pilote de courses, un jockey, etc.).

L’interdiction de toute forme de discrimination à l’embauche vous interdit également de collecter et conserver des données relatives à l’origine raciale, ethnique, aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ou encore à l’appartenance syndicale.

Idem pour les informations relatives à l’état de santé ou à la vie sexuelle du candidat dont la collecte est prohibée.

Pour prévenir toute difficulté, sachez que les données collectées ne doivent être communiquées qu’aux personnes chargées du recrutement, le cas échéant.

Si vous souhaitez conserver les données d’un candidat que vous ne retenez pas pour un poste futur (par exemple en gardant son CV ou sa lettre de motivation), assurez-vous d’obtenir son consentement. Dans ce cas, la conservation de ces données ne peut être que temporaire.

Un guide du recrutement, élaboré par la CNIL, rappelle l’ensemble des principes à respecter dans le cadre de la collecte et du traitement des données des candidats à l’embauche.

La collecte des données des salariés

S’agissant de la gestion courante de l’entreprise, vous êtes amené à collecter et traiter un certain nombre d’informations personnelles de vos salariés, parmi lesquelles :

• la copie des diplômes ou agréments obtenus ;
• le taux d’imposition ;
• les coordonnées d’un proche en cas d’urgence ;
• le relevé d’identité bancaire.

La collecte de ces informations doit être strictement limitée aux données absolument nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.

Là encore, seuls les services concernés (paie, RH, etc.) doivent pouvoir accéder à ces données.

Les informations collectées peuvent être conservées pour une durée limitée, correspondant généralement à la durée du contrat dans l’entreprise. Une fois le contrat rompu, vous êtes autorisé à conserver ces données pendant 5 ans, notamment afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales.

Mode d’emploi pour la gestion des données de vos salariés - © Copyright WebLex

Les associés d’une EARL décident, en complément de leur activité agricole, de développer une activité de production et de vente d’électricité d’origine photovoltaïque. Quelques années plus tard, ils cèdent leur activité et, parce que le montant du chiffre d’affaires de l’entreprise n’excède pas 250 000 €, ils demandent à bénéficier d’une exonération d’impôt… Ce que l’administration leur refuse. Pourquoi ?

Vente d’entreprise : une exonération d’impôt qui n’est pas automatique…

Les associés d’une EARL (exploitation agricole à responsabilité limitée) décident de développer une activité de production et de vente d’électricité d’origine photovoltaïque.

Quatre ans plus tard, ils vendent l’exploitation agricole et leur production d’électricité à un GAEC (groupement agricole d’exploitation en commun).

La vente des équipements utilisés pour la production d’énergie leur permet de réaliser un gain non négligeable (une plus-value) et, parce que le chiffre d’affaires de l’entreprise n’excède pas 250 000 €, ils demandent à bénéficier de l’exonération d’impôt qui s’applique en pareil cas.

Refus de l’administration qui rappelle que, la condition tenant au montant du chiffre d’affaires n’est pas la seule à respecter pour bénéficier de cet avantage fiscal. Il faut aussi que l’activité dans le cadre de laquelle la plus-value a été générée, ait été exercée pendant au moins 5 ans au jour de la vente.

Or ici, l’activité de production et de vente d’électricité photovoltaïque était exercée depuis seulement 4 ans au jour de la vente, constate l’administration, ce qui lui permet de refuser le bénéfice de l’exonération réclamée.

Certes, répondent les associés, qui précisent néanmoins que l’activité de production et de vente d’énergie n’est qu’une activité accessoire à leur activité agricole, laquelle est exercée depuis… 32 ans !

Une précision malheureusement sans effet pour le juge, qui considère que lorsque l’entreprise exerce plusieurs activités, c’est l’activité dans le cadre de laquelle la plus-value a été réalisée qui est « seule retenue » pour vérifier que les conditions d’exonération sont remplies.

Ici, le gain pour lequel les associés demandent à bénéficier de l’avantage fiscal est réalisé dans le cadre de l’activité de production et de vente d’énergie exercée depuis seulement 4 ans.

Une durée d’exploitation insuffisante pour bénéficier de l’exonération d’impôt, tranche le juge, qui valide le redressement fiscal.

Vente d’entreprise et exonération d’impôt : attention à la pluralité d’activités ! - © Copyright WebLex

L’autoconsommation collective est un moyen utile pour développer de l’énergie verte à moindre coût. Ce dispositif repose notamment sur un critère de « proximité géographique » entre les participants, auquel il est possible de déroger… Dans des conditions qui viennent d’évoluer. De quelle façon ?

Autoconsommation collective : proches, mais pas trop ?

Pour rappel, l’autoconsommation collective est un dispositif qui permet de partager de l’électricité produite localement, souvent à partir de panneaux solaires.

Ce dispositif est encadré par une réglementation stricte qui prévoit notamment un critère de proximité géographique entre les participants (2 km). Schématiquement, cela signifie que la distance séparant les 2 participants au dispositif les plus éloignés ne doit pas excéder 2 km.

Toutefois, il est possible de déroger à ce critère de proximité géographique dans des conditions qui viennent d’évoluer.

Ainsi, la limite de 2 km est désormais portée à 10 km, sur accord du ministre chargé de l’énergie, pour les projets dont l'ensemble des producteurs et des consommateurs participants sont situés exclusivement sur une ou plusieurs communes rurales ou périurbaines du territoire métropolitain continental.

Dans certaines hypothèses, cette limite peut être portée à 20 km pour les projets dont l'ensemble des producteurs et des consommateurs participants sont situés exclusivement sur une ou plusieurs communes rurales.

Les communes considérées comme présentant un caractère rural sont celles appartenant aux catégories « bourgs ruraux », « rural à habitat dispersé » et « rural à habitat très dispersé » de la grille communale de densité établie par l’Insee, en vigueur à la date de la demande de dérogation.

Quant aux communes considérées comme présentant un caractère périurbain, il s’agit de celles appartenant aux catégories « petites villes » et « ceintures urbaines » de la grille communale de densité établie par l’Insee, en vigueur à la date de la demande de dérogation.

Notez que la dérogation est valable pour la durée de vie de l'opération d'autoconsommation collective, sous réserve que l'ensemble des producteurs et consommateurs y participant respectent la distance maximale autorisée et restent localisés sur l'une des communes listées dans la dérogation.

Autoconsommation collective : du nouveau ! - © Copyright WebLex